Администратор стоматологической клиники: личные качества и обязанности

От профессионализма администратора стоматологической клиники зависит вся ее работа, а также прибыль. Можно сказать, это человек-оркестр в медицинской сфере. В этой статье подробно расскажем о том, какими навыками и личными качествами должен обладать такой сотрудник и как автоматизация упрощает его сложную работу.

Личные качества успешного администратора

Их обычно указывают в описании к вакансии, поэтому они выглядят следующим образом:

• коммуникабельность и клиентоориентированность. Администратор должен найти общий язык с любым клиентом, даже самым предвзятым и агрессивным. Нужно не только преподнести всю информацию о процедуре, но и выслушать клиента, понять его потребности и сделать все, чтобы он доверял; 
• стрессоустойчивость. Большой поток задач и возможные конфликты с пациентами и врачами — со всем этим сложно справиться вспыльчивому человеку. Поэтому нужна определенная гибкость в общении и стрессоустойчивость; 
• внимательность к деталям и высокая степень организованности. Администратор отвечает не только за запись пациентов, но и за график работы врачей. Если все процессы автоматизировать с помощью программы «1С:Медицина. Стоматологическая клиника», то этот шаг поможет ответственному сотруднику и исключит вероятность ошибки. 

Что включают в себя обязанности администратора стоматологической клиники

Рассмотрим отдельно каждый блок обязанностей администратора.

Работа с пациентами:

• прием звонков и консультация;
• запись на прием через телефонные звонки и обработка данных при онлайн-записи;
• ведение базы данных пациентов;
• напоминания о визитах.

Все эти обязанности легче выполняются при автоматизации рабочего процесса. По сути, хорошая программа обрабатывает практически всю поступившую информацию без участия администратора.

Работа клиники:

• учет услуг и расчет заработной платы сотрудников;
• контроль за оборудованием и расходных материалов. 

На помощь в этих обязанностях придет программа «1С:Медицина. Стоматологическая клиника». Она не только рассчитает зарплату сотрудников, но и составит любую отчетность. 

Разрешение конфликтов и острых ситуаций:

• работа с жалобами;
• обработка неоднозначных запросов.

Поддержание атмосферы в клинике: 

• обеспечение чистоты и порядка в зоне ожидания;
• ответственность за имидж клиники.

Почему клиники сталкиваются с проблемами в обучении администраторов?

Найти хорошего администратора непросто, так как этот специалист должен быть многозадачным и справляться в разных сферах деятельности. Нужен человек, разбирающийся в медицине, владеющий техниками продаж, а также хорошо организованный. 

Профильного обучения по этой профессии нет, поэтому отрасль сталкивается с двойственной ситуацией: люди с медобразованием идут работать по профессии, а без специального образования — ничего не смыслят в медицине. 

На фоне этого можно отметить и другие проблемы:

• высокая текучесть кадров;
• низкий уровень сервиса клиники;
• постоянные жалобы пациентов.

Решение проблемы есть — комплексное обучение администратора при устройстве на работу и постоянное повышение квалификации. 

Рекомендации стоматологическим клиникам

Чтобы после обучения у вас оставались хорошие специалисты, необходимо соблюдать ряд правил:

• разрабатывайте стандарт для администратора, включая скрипты общения с клиентом;
• собирайте обратную связь от клиентов, чтобы выявить слабые позиции в сервисе;
• развивайте все навыки администратора — продажи, менеджмент, прокачка личных качеств.